Anlagen zur KAVO

Bestimmungen über Reisekostenvergütung (§ 33b KAVO) (Anlage 15)

§ 1 Geltungsbereich

(1) (nicht besetzt)

(2) Die Reisekostenvergütung wird geleistet für Dienstreisen, Dienstgänge und Reisen aus besonderem Anlass. Sie umfasst

  1. Fahrkostenerstattung (§ 5),
  2. Wegstreckenentschädigung, Mitnahmeentschädigung (§ 6),
  3. Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen, Aufwandsvergütung (§ 7),
  4. Übernachtungskostenerstattung (§ 8),
  5. Nebenkostenerstattung, Auslagenerstattung für Reisevorbereitungen (§ 9),
  6. Erstattung der Auslagen bei Dienstgängen (§ 10),
  7. Vergütung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort (§ 14),
  8. Kostenerstattung bei Auslandsdienstreisen (§ 15),
  9. Auslagenerstattung bei Reisen aus besonderem Anlass (§ 16).

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die vom Dienstgeber schriftlich oder elektronisch für den Einzelfall oder generell angeordnet oder genehmigt worden sind. Anordnungen oder Genehmigungen sind nicht erforderlich, wenn sie nach dem Amt der Dienstreisenden oder dem Wesen der Dienstgeschäfte nicht in Betracht kommen; der Dienstgeber kann die Voraussetzungen näher bestimmen. Als Dienstreisen gelten auch Reisen aus Anlass der Einstellung, Versetzung, Abordnung oder Aufhebung der Abordnung sowie Reisen von einem dem vorübergehenden Aufenthalt dienenden Ort zum Dienstort.

(2) Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienstort oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die vom Dienstgeber für den Einzelfall oder generell angeordnet oder genehmigt worden sind. Dem Wohnort steht ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort gleich. Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend.

(3) Im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns sollen für die Erledigung gleichartiger Dienstgeschäfte innerhalb eines zu bestimmenden räumlichen Bereichs generelle Genehmigungen von Dienstreisen oder Dienstgängen erteilt werden. In der generellen Genehmigung soll auch festgelegt werden, welches Beförderungsmittel grundsätzlich zu benutzen ist.

(4) Dienstort ist die politische Gemeinde, in der sich die Dienststätte der Dienstreisenden befindet. Dienststätte ist die kleinste organisatorisch abgrenzbare Verwaltungseinheit einer Dienststelle, bei der die Dienstreisenden regelmäßig ihren Dienst zu versehen haben, beziehungsweise der Teil der Dienststelle, dem sie organisatorisch zugeordnet sind[1] Geschäftsort ist der Ort, an dem das auswärtige Dienstgeschäft zu erledigen ist.

(5) Bei Heim- und Telearbeitsplätzen gilt die zuständige Dienststelle als Dienststätte im Sinne dieser Anlage.

(6) Triftige Gründe im Sinne dieser Anlage sind dienstliche oder zwingende persönliche Gründe.

§ 3 Anspruch auf Reisekostenvergütung

(1) Dienstreisen und Dienstgänge dürfen nur durchgeführt werden, wenn der angestrebte Zweck nicht mit geringerem Kostenaufwand erreicht werden kann. Sie sind wirtschaftlich durchzuführen und zeitlich auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Dienstreisen und Dienstgänge sind – soweit nicht triftige Gründe entgegenstehen – vorrangig mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln durchzuführen.

(2) Die Planung und Durchführung von Dienstreisen hat unter Berücksichtigung erzielbarer Fahrpreisermäßigungen und sonstiger Vergünstigungen zu erfolgen.

(3) Der Dienstgeber kann im Einvernehmen mit dem Mitarbeiter bei regelmäßigen oder gleichartigen Dienstreisen oder Dienstgängen zur Vereinfachung der Abrechnung anstelle der Reisekostenvergütung im Sinne des § 1 Absatz 2 Nummer 1 bis 7 oder Teilen davon eine Pauschvergütung gewähren, die nach dem Durchschnitt der in einem bestimmten Zeitraum sonst anfallenden Einzelvergütungen zu bemessen ist.

(4) Die Reisekostenvergütung wird zur Abgeltung der dienstlich veranlassten, notwendigen Mehraufwendungen gewährt. Die Reisekostenvergütung wird Dienstreisenden unbar auf das Bezügekonto gezahlt; § 29 KAVO gilt entsprechend.

(5) Erstattungen, die Dienstreisenden von dritter Seite ihres Amtes wegen für dieselbe Dienstreise geleistet werden, sind auf die Reisekostenvergütung anzurechnen.

(6) Für Dienstreisen und Dienstgänge im Rahmen einer auf Vorschlag, Verlangen oder Veranlassung des Dienstgebers wahrgenommenen Nebentätigkeit wird nach dieser Anlage keine Reisekostenvergütung gewährt, soweit ein Anspruch auf Reisekostenvergütung aus der Nebentätigkeit besteht.

(7) Kehren Dienstreisende in ihre Wohnung zurück, obwohl ein Verbleiben am Geschäftsort geboten wäre, kann Reisekostenvergütung nur bis zur Höhe des Betrages gewährt werden, der ihnen beim Verbleiben am Geschäftsort zustehen würde. Bei der Ermittlung dieses Betrages werden ansonsten erforderliche Übernachtungskosten mit 200 v. H. der Pauschale nach § 8 Absatz 1 Satz 2 berücksichtigt.

(8) Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten schriftlich oder elektronisch beantragt wird. Die Frist beginnt mit dem Tage nach Beendigung der Dienstreise oder des Dienstganges, in den Fällen des § 9 Abs. 2 mit Ablauf des Tages, an dem die Dienstreise oder der Dienstgang beendet worden wäre. Dienstreisende können vor Antritt einer Dienstreise oder eines Dienstganges schriftlich erklären, dass sie keinen Antrag nach Satz 1 stellen; die Erklärung ist unwiderruflich.

(9) Die geltend gemachten Auslagen sind grundsätzlich durch Originalbelege nachzuweisen. Auf die Beifügung der Belege soll im Regelfall zunächst verzichtet werden. Die für die Abrechnung zuständigen Stellen können im Rahmen von Stichproben deren Vorlage bis zur abschließenden Bearbeitung verlangen. Werden diese Belege nicht innerhalb von drei Monaten nach Anforderung nachgereicht, ist der Antrag auf Erstattung insoweit zurück zu weisen.

§ 3a Verarbeitung personenbezogener Daten[2]

(1) Die Reisestellen sind berechtigt, die für die Durchführung dieser Anlage notwendigen personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Dabei kann auf andere, bereits vorhandene Personaldatenbestände zurückgegriffen werden. Aus Personalakten dürfen Name, Dienststelle, dienstliche Kommunikationsadressen, Privatanschrift und Bankverbindung der Beschäftigten an die Reisestelle übermittelt werden.

(2) Die Einrichtung automatisierter Verfahren, die eine Übermittlung der in Absatz 1 genannten Daten durch Abruf ermöglichen, ist zulässig. Dies gilt auch für automatisierte Abrufe der in Absatz 1 Satz 3 genannten Daten.

(3) Für regelmäßige Datenübermittlungen gilt Absatz 2 entsprechend.

(4) Für statistische Zwecke sind nur Auswertungen mit anonymisierten Daten zulässig.

§ 4 Dauer der Dienstreise

(1) Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung. Wird die Dienstreise an der Dienststätte oder an einer anderen Stelle am Dienst- oder Wohnort angetreten oder beendet, tritt diese an die Stelle der Wohnung.

(2) Beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und Dienststätte mindestens 30 Kilometer, wird bei Antritt oder Beendigung der Dienstreise an der Wohnung höchstens die Reisekostenvergütung gewährt, die bei Abreise oder Ankunft an der Dienststätte entstanden wäre. Dies gilt nicht bei täglich an den Wohnort zurückkehrenden Trennungsentschädigungsempfängern.

§ 5 Fahrkostenerstattung

(1) Bei Reisen mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden grundsätzlich nur die notwendigen Kosten der niedrigsten Klasse erstattet. Muss aus triftigen Gründen ein Schlafwagen benutzt werden, werden die hierfür notwendigen Kosten erstattet. Wird die Dienstreise aus triftigen Gründen mit einem Flugzeug durchgeführt, werden die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse ersetzt.

(2) Bei Vorliegen triftiger Gründe werden die Kosten der nächsthöheren Klasse erstattet.

(3) Fahrtkosten werden nicht erstattet, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit genutzt werden kann.

(4) Für Reisen, die mit anderen als regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln zurückgelegt werden, darf keine höhere Kostenerstattung gewährt werden, als nach Absatz 1 Satz 1 vorgesehen; liegen triftige Gründe vor, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Für die Benutzung privater Kraftfahrzeuge gilt § 6.

§ 6 Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung

(1) Stehen geeignete regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht zur Verfügung oder liegen andere triftige Gründe für die Benutzung eines Kraftfahrzeugs vor, kann anstelle des Einsatzes von Dienst-, Miet- oder Car-Sharing-Fahrzeugen auch die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeugs im Einzelfall oder generell genehmigt werden. Hierfür wird eine Wegstreckenentschädigung von 35 Cent je Kilometer[3], für ein zweirädriges Kraftfahrzeug von 13 Cent je Kilometer gewährt. Mit diesen Pauschalsätzen sind die Kosten der Fahrzeugvollversicherung abgegolten.

(2) Für Strecken, die nicht aus triftigen Gründen mit einem privaten Kraftfahrzeug zurückgelegt werden, wird eine pauschalierte Wegstreckenentschädigung gewährt, die bei Fahrleistungen bis 50 Kilometer 30 Cent je Kilometer und für jeden weiteren Kilometer 20 Cent, höchstens jedoch 100 € sowie für ein zweirädriges Kraftfahrzeug bei Fahrleistungen bis 50 Kilometer 13 Cent je Kilometer und für jeden weiteren Kilometer 10 Cent, höchstens jedoch 50 € beträgt. § 5 Absatz 3 gilt entsprechend.

(3) Für Strecken, die mit einem privaten Fahrrad zurückgelegt werden, wird eine Wegstreckenentschädigung von 6 Cent je Kilometer gewährt.

(4) Dienstreisenden, die aus dienstlichen Gründen Personen in einem privaten Kraftfahrzeug mitnehmen, wird eine Mitnahmeentschädigung von 2 Cent je Person und Kilometer gewährt. Werden Dienstreisende von einer im kirchlichen Dienst stehenden Person mitgenommen, die Anspruch auf Fahrkostenerstattung durch einen anderen Dienstgeber hat, erhalten sie Ersatz der ihnen entstandenen Auslagen höchstens in Höhe der Mitnahmeentschädigung nach Satz 1. Bei Mitnahme durch eine nicht anspruchsberechtigte Person werden die entstandenen Auslagen nach § 5 Abs. 1 und 2, bei Vorliegen triftiger Gründe nach Absatz 1 Satz 2 erstattet.

(5) Werden aus dienstlichen Gründen Diensthunde oder Sachen, die erfahrungsgemäß eine übermäßige Abnutzung des Kraftfahrzeugs bewirken, mitgenommen, wird eine Entschädigung von 2 Cent je Kilometer gewährt.

§ 7 Tagegeld für Verpflegungsmehraufwendungen, Aufwandsvergütung

(1) Die Höhe des Tagegeldes für Mehraufwendungen für Verpflegung beträgt für jeden Kalendertag bei Abwesenheitszeiten

  1. von 24 Stunden 24 Euro
  2. von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 11 Stunden 12 Euro und
  3. von mehr als 8 bis 11 Stunden 6 Euro.

Bei mehreren Dienstreisen an einem Kalendertag sind die Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammenzurechnen. Eine Dienstreise, die ab 16 Uhr begonnen und bis 8 Uhr des nachfolgenden Kalendertags beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. Für den An- und Abreisetag beträgt das Tagegeld, wenn der Dienstreisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 Euro.

(2) Wird den Dienstreisenden ihres Amtes wegen unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, ist

  1. das Tagegeld
    1. für das Frühstück um 20 Prozent und
    2. für das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent

         des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag und

  1. die Vergütung nach § 14
    1. für das Frühstück um 15 Prozent und
    2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 25 Prozent

zu kürzen. Das gilt auch, wenn von dritter Seite Verpflegung bereitgestellt wird und das Entgelt hierfür in den erstattbaren Fahr- oder Nebenkosten enthalten ist.

(3) Soweit erfahrungsgemäß geringere Aufwendungen für Verpflegung als allgemein entstehen (z. B. bei bestimmten Dienstgeschäften, bei häufigen Dienstreisen an denselben Ort, bei regelmäßiger Teilnahme an einer Kantinenverpflegung), wird nach näherer Bestimmung des Dienstgebers an Stelle des Tagegeldes nach Absatz 1 eine Aufwandsvergütung entsprechend dem notwendigen Verpflegungsmehraufwand gewährt.

§ 8 Übernachtungskostenerstattung

(1) Notwendige Übernachtungskosten werden erstattet. Ohne Nachweis wird bei einer notwendigen Übernachtung eine Pauschale in Höhe von 20 Euro gewährt. § 7 Absatz 3 gilt entsprechend. Übernachtungskosten, die die Kosten des Frühstücks einschließen, sind vorab um 20 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag (§ 7 Abs. 1) zu kürzen.

(2) Absatz 1 gilt nicht, wenn eine Unterkunft des Amtes wegen unentgeltlich bereitgestellt wird oder das Entgelt für sie in den erstattbaren Fahr- oder Nebenkosten enthalten ist. Die Pauschale nach Absatz 1 Satz 2 wird nicht gewährt, wenn die Art des Dienstgeschäfts die Inanspruchnahme einer Unterkunft ausschließt oder Übernachtungskosten wegen der Benutzung von Beförderungsmitteln nicht entstehen. Die Vergütung nach § 14 ist bei unentgeltlicher Unterkunft um 35 Prozent zu kürzen.

§ 9 Nebenkostenerstattung, Auslagenerstattung für Reisevorbereitungen

(1) Zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen, die nicht nach den §§ 5 bis 8 zu erstatten sind, werden gemäß den Regelungen des § 3 Absatz 9 als Nebenkosten ersetzt.

(2) Wird eine Dienstreise oder ein Dienstgang aus triftigen Gründen nicht ausgeführt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dieser Anlage berücksichtigungsfähigen Auslagen erstattet.

§ 10 Dienstgänge

Bei Dienstgängen werden Fahrkostenerstattung (§ 5), Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung (§ 6), Tagegeld oder Aufwandsvergütung (§ 7) sowie Nebenkostenerstattung (§ 9) gewährt.

§ 11 Bemessung der Reisekostenvergütung in besonderen Fällen

(1) Bei Dienstreisen aus Anlass der Einstellung – auch vor dem Wirksamwerden der Einstellung –, Versetzung, Abordnung oder Aufhebung einer Abordnung wird das Tagegeld für die Zeit bis zur Ankunft am neuen Dienstort gewährt. Das Tagegeld wird für die Zeit bis zum Ablauf des Ankunftstages gewährt, wenn vom nächsten Tage an Trennungsreise- oder Trennungstagegeld zusteht; § 8 ist anzuwenden. Bei Reisen aus Anlass der Versetzung, Abordnung oder Aufhebung einer Abordnung wird das Tagegeld vom Beginn des Abfahrtstages an gewährt, wenn für den vorhergehenden Tag Trennungsreise- oder Trennungstagegeld zusteht.

(2) Bei einer Dienstreise aus Anlass der Einstellung – auch vor dem Wirksamwerden der Einstellung – wird höchstens die Reisekostenvergütung gewährt, die bei einer Dienstreise vom Wohnort zum Dienstort zustünde.

(3) Bei einer Dienstreise an den Wohnort werden für die Dauer des Aufenthalts am Wohnort keine Übernachtungskosten und für die Aufenthaltsdauer in der eigenen Wohnung keine Tagegelder gewährt.

§ 12 Erkrankung während einer Dienstreise

Ist bei einer Erkrankung eine Rückkehr an den Wohnort nicht möglich, wird die Reisekostenvergütung weiter gewährt. Bei Aufnahme in ein Krankenhaus wird für jeden vollen Kalendertag des Krankenhausaufenthalts nur Ersatz der notwendigen Auslagen für das Beibehalten der Unterkunft am Geschäftsort gewährt. Für die Besuchsreise eines Angehörigen gelten die Regelungen über die Kostenerstattung für Heimfahrten nach der Rechtsverordnung zu § 17 Absatz 1 LRKG NW entsprechend.

§ 13 Verbindung von Dienstreisen mit anderen Reisen

(1) Wird die Dienstreise mit einer privaten Reise verbunden, ist die Reisekostenvergütung so zu bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Die Reisekostenvergütung darf die nach dem tatsächlichen Reiseverlauf entstandenen Kosten nicht übersteigen.

(2) Wird auf besondere Anordnung oder Genehmigung des Dienstgebers eine Dienstreise vom Urlaubsort aus durchgeführt, tritt abweichend von Absatz 1 Satz 1 der Urlaubsort an die nach § 4 maßgebliche Stelle. Absatz 1 Satz 2 gilt entsprechend. Ist die Dienstreise erst nach dem Ende des Urlaubs anzutreten, wird Reisekostenvergütung vom Urlaubsort zum Geschäftsort und vom Geschäftsort zu der nach § 4 maßgeblichen Stelle unter Anrechnung der Fahrkosten oder Wegstreckenentschädigung für die kürzeste Reisestrecke vom letzten Urlaubsort zu der nach § 4 maßgeblichen Stelle gewährt.

(3) Wird aus dienstlichen Gründen die vorzeitige Beendigung eines Urlaubs angeordnet, wird für die Rückreise vom letzten Urlaubsort zu der nach § 4 maßgeblichen Stelle Reisekostenvergütung (§ 1 Abs. 2) gewährt. Sonstige Aufwendungen der Dienstreisenden und der sie begleitenden Personen, die durch die vorzeitige Beendigung eines Urlaubs verursacht worden sind, werden in angemessenem Umfang erstattet. Dies gilt entsprechend für die Fahrkosten und Wegstreckenentschädigung der Hinreise.

§ 14 Vergütung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort

Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, wird vom 15. Tage an die gleiche Vergütung gezahlt, die von diesem Tage an bei einer Abordnung zu zahlen wäre (Trennungsentschädigung); die §§ 7 und 8 werden insoweit nicht angewandt. Zu den Aufenthaltstagen rechnen alle Tage zwischen Hin- und Rückreisetag. Der Dienstgeber kann in besonderen Fällen abweichend von Satz 1 die Reisekostenvergütung nach den §§ 7 und 8 weiter bewilligen.

§ 15 Kostenerstattung bei Auslandsdienstreisen

Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen zwischen Inland und Ausland sowie im Ausland. Als Auslandsdienstreisen gelten nicht eintägige Dienstreisen in ausländische Grenzorte.

§ 16 Auslagenerstattung bei Reisen aus besonderem Anlass

Bei Reisen zum Zwecke der Fortbildung, die teilweise in dienstlichem Interesse liegen, und bei Reisen zum Zwecke der Ausbildung können[4] die notwendigen Auslagen bis zur Höhe der bei Dienstreisen zustehenden Reisekostenvergütung erstattet werden. Für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Dienststätte aus besonderem dienstlichen Anlass können die entstandenen notwendigen Fahrkosten erstattet werden.[5]

§ 17 Trennungsentschädigung

(1) Bei Abordnungen aus dienstlichen Gründen an einen Ort außerhalb des Dienst- oder Wohnortes ohne Zusage der Umzugskostenvergütung wird für die dadurch entstehenden notwendigen Auslagen Trennungsentschädigung gewährt. Der Abordnung stehen eine vorübergehende dienstliche Tätigkeit bei einer anderen Stelle als einer Dienststelle gleich.

(2) (nicht besetzt)

(3) Absatz 1 gilt entsprechend für Abordnungen ohne Zusage der Umzugskostenvergütung zwischen Inland und Ausland.

§ 18 Übergangsregelung

Reisekosten, die vor dem 1. Januar 2013 entstanden sind, werden nach Maßgabe der Anlage 15 in der Fassung vom 31. Dezember 2012 erstattet, auch wenn die Abrechnung der Reisekosten nach dem 31. Dezember 2012 erfolgt.

 

[1]       Der Dienstgeber legt die Dienststätte mit postalischer Adresse fest.

[2]       Die Kirchliche Datenschutzordnung (KDO) findet Anwendung.

[3]       Die Entschädigungshöhe von 35 Cent je Kilometer entspricht Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayRKG i. V. m. § 1 Abs. 1 WegstrV. Erreicht § 6 Abs. 1 Satz 1 LRKG NW bei Gesetzesänderung mindestens diesen Betrag, gilt der Betrag des § 6 Abs. 1 Satz 1 LRKG NW. Damit erübrigt sich Satz 1 dieser Fußnote.

[4]       Siehe § 4 Anlage 25.

[5]       Satz 2 entspricht Art. 24 Abs. 4 BayRKG.

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